Kanban es otro método que se ha utilizado de manera rentable en muchos campos. ¿Kanban también tiene sentido para tu empresa o proyecto? Te explicamos cómo funciona el método.
Kanban vino originalmente de Japón. Toyota ya había desarrollado el sistema para sí mismo en 1947. Esto también explica el nombre: una composición de las dos sílabas japonesas kan y ban, que significa aproximadamente “tarjeta de señal”.
En ese momento, el flujo de materiales se optimizó con la ayuda de Kanban. Toyota quería evitar cuellos de botella y al mismo tiempo un stock excesivo de materiales de producción. El resultado de estos esfuerzos ahora también se conoce como el método de extracción, ya que la reposición solo se solicita cuando las existencias se están agotando.
Basado en esto, el método también se estableció en el desarrollo de software. En la década de 2000, tanto Microsoft como Corbis (otra empresa de Bill Gates) reinterpretaron la idea de desarrollo esbelto, que se originó en la industria automotriz, y la adaptaron para ellos.
En lugar de materiales de producción, ahora se trataba de abordar las tareas utilizando el método de extracción: solo cuando un equipo ha completado las tareas, se extraen más tareas del trabajo pendiente. De esta manera, el flujo de trabajo también se puede mejorar en muchas otras áreas de aplicación.
Definición Kanban
El término Kanban proviene del idioma japonés y significa “tarjeta de señal”. Originalmente, Kanban se utilizó en la producción de Toyota y ha influido en el desarrollo ágil en TI y otras áreas a partir de ahí.
El objetivo es establecer un flujo de trabajo estable y ordenado. También es posible combinar Kanban con otros métodos ágiles como Scrum.
¿Qué es Kanban?
Cualquiera que use Kanban en su equipo quiere mejorar el flujo de trabajo y al mismo tiempo aumentar la productividad y la calidad del producto final. Kanban es uno de los métodos ágiles y como tal flexibiliza mucho los procesos de trabajo.
Las tareas se dividen en pequeños pasos y se procesan una tras otra. El eslogan apropiado también se conoce en Kanban: “¡Deja de empezar, empieza a terminar! Entonces, en lugar de comenzar muchas tareas y trabajar en ellas más o menos en paralelo en forma de multitarea, es mejor terminar primero cada paso individual antes de dedicarse a uno nuevo.
Cambiar al nuevo sistema es muy fácil. A diferencia de otros métodos, Kanban se puede integrar fácilmente en los procesos existentes. Esto es lo que lo hace tan abierto: es fácilmente posible usar otros métodos como Scrum además de Kanban.
¿Cómo funciona Kanban?
El centro del método es el tablero Kanban y por lo tanto la visualización de los pasos de trabajo. Todas las tareas se presentan en un tablero que está abierto a todos los miembros del equipo. Este tablero puede ser una pizarra o un tablón de anuncios, por ejemplo.
También es concebible una versión digital del tablero Kanban dentro de una aplicación de gestión de proyectos. Las tareas individuales se adjuntan a la pizarra como tarjetas de colores (por ejemplo, en forma de post-its o fichas). A la hora de diseñar el tablero y las cartas, lo único importante es que sean claras.
El tablero en sí está dividido en varias columnas, al menos tres. En el extremo izquierdo está el backlog. Aquí recoges todas las tareas pendientes. A esto le sigue una columna en la que se encuentran todas las tareas procesadas actualmente. Por lo tanto, esta columna suele estar marcada como “Trabajo en progreso” (WiP) o simplemente “En progreso”.
También se puede dividir en varias columnas cuando una tarea pasa por varios pasos hasta que finalmente se completa. Por ejemplo, puede agregar una columna para revisiones y pruebas. Los pedidos se mueven de izquierda a derecha hasta llegar a la columna final con todas las tarjetas procesadas.
En el trabajo del día a día, sin embargo, te das cuenta de que hay tareas que son más importantes que otras. Para dejar clara esta priorización en el tablero Kanban, se pueden insertar los llamados carriles de natación.
Estas son líneas horizontales que dividen el área de trabajo en progreso. Por ejemplo, el equipo puede poner todos los pedidos que deben procesarse más rápido que otros en un área superior (un carril rápido) e ingresar pedidos que consumen menos tiempo más abajo. De esta forma, cada miembro del equipo puede obtener rápidamente una visión general de las prioridades actuales.
Esta representación aumenta la transparencia de la obra de una forma muy sencilla. Con Kanban, no solo elige una visualización útil del flujo de trabajo, sino que también elige un método que limita los pedidos: antes de comenzar a usar Kanban en producción, determina cuántos pedidos se pueden procesar al mismo tiempo. Si bien no hay restricciones en las dos columnas exteriores, cada columna del medio tiene su propio máximo. Un equipo solo puede procesar dos tarjetas por paso al mismo tiempo, porque la multitarea conduce, según los defensores de Kanban, a retrasos en el proceso.
En lugar de llevar las tareas de un paso al siguiente, como suele ser el caso, Kanban utiliza el método de extracción. La tarea queda así “dibujada”. Solo cuando el equipo tiene capacidades libres en la columna, los empleados toman una nueva tarea de la columna a la izquierda de la suya.
Esto también significa que las columnas a menudo se dividen en dos: por un lado, las tareas que se están procesando actualmente y, por el otro, las tareas que pueden pasar a la siguiente estación.
La limitación también asegura que las capacidades se puedan distribuir de manera más eficiente. De lo contrario, pueden ocurrir atascos de tráfico, especialmente si una tarea pasa por varios pasos antes de completarse. Si la primera estación funciona rápidamente, pero hay un problema en el segundo paso, los empleados de la primera estación no pueden continuar trabajando de acuerdo con el Kanban. En su lugar, utilizan la capacidad liberada para ayudar a la segunda estación a resolver el problema.
Además del límite para pedidos simultáneos, también se pueden mostrar claramente otras reglas en el tablero Kanban. Esto incluye, por ejemplo, cuando puede marcar un pedido como completado y, por lo tanto, listo para entregarlo a la siguiente estación. También debe quedar claro que estas reglas están sujetas a cambios. Después de todo, los procesos ágiles también incluyen cuestionarlos y adaptarlos regularmente.
Para mejorar el flujo de trabajo a largo plazo, es importante intercambiar comentarios. Para este propósito, Kanban prevé reuniones periódicas (las llamadas cadencias), pero no proporciona especificaciones directas sobre cuándo o con qué frecuencia deben ocurrir. En cambio, el pionero de Kanban, David J. Anderson, ofrece algunas sugerencias: una reunión diaria de Kanban (similar al Daily Scrum), varias revisiones de temas específicos y otras reuniones.
El intercambio entre colegas se ajusta a la comprensión general de Kanban: siempre se trata de mejorar el flujo de trabajo y el producto. En función de la situación actual, el equipo debería incorporar gradualmente nuevas mejoras en lugar de organizar un cambio importante.
Este enfoque a menudo se compara con la filosofía japonesa de Kaizen. La teoría, que ahora se encuentra principalmente en la gestión empresarial, propaga la mejora continua (Kaizen = “cambio para mejorar” en japonés). Sin embargo, no hay un objetivo final. Según Kaizen, siempre puedes hacer más cambios.
Se pueden identificar un total de seis prácticas Kanban diferentes:
- Visualización: el tablero Kanban es una visualización del flujo de trabajo. Sin embargo, el diseño en sí sigue siendo relativamente abierto. Solo es importante que las estaciones estén claras y se muestre el límite correspondiente para cada columna.
- Limitación: Cada columna solo puede contener un número máximo de pedidos. El equipo solo puede tomar una nueva carta de la izquierda cuando una carta de orden se mueve más hacia la derecha. Esto conduce inevitablemente a un flujo de trabajo más eficiente.
- Gestión: Pueden producirse bloqueos y cuellos de botella durante el proceso de trabajo. En tales situaciones, es necesario enfocar al equipo en eliminar estas interrupciones. Además, observar el flujo de trabajo puede garantizar que las capacidades se distribuyan correctamente a largo plazo.
- Regulación: Las reglas de proceso explícitas están diseñadas para hacer que los procesos de trabajo sean más transparentes y claros. Tales reglas incluyen B. establecer los límites, pero también una definición de cuándo se considera completada una tarea. Las reglas de proceso también deben ser una parte visible y modificable del tablero Kanban.
- Retroalimentación: la retroalimentación es una parte necesaria de los flujos de trabajo porque es la única forma de mejorarlos. Para ello se prevén reuniones periódicas, las llamadas cadencias. Sin embargo, a diferencia de Scrum, Kanban no proporciona un marco rígido para este tipo de reuniones.
- Kaizen: los procesos en el equipo deben mejorarse continuamente con Kanban. Por lo tanto, la teoría asume que uno no puede lograr un óptimo, sino que trabaja continuamente en mejoras.
Usos prácticos de Kanban
Kanban es fácil de integrar en cualquier estructura de equipo, y es probable que algunas empresas ya estén usando una versión (delgada) de Kanban sin siquiera saberlo. Después de todo, el método pull es una técnica muy obvia, pero la visualización en un tablero Kanban, la transparencia de los procesos y la clara limitación de la multitarea también tienen mucho sentido.
Kanban es tan popular no solo por sus importantes beneficios para los equipos, sino también por la facilidad de implementación del método. La barrera de entrada es muy baja; un equipo o una empresa solo necesita hacer algunos cambios iniciales para implementar Kanban: en primer lugar, necesita un tablero Kanban que se pueda adaptar con el tiempo y una decisión clara de usar el método pull.
El equipo puede y debe determinar gradualmente todos los detalles por sí mismo: ¿Qué reglas de proceso definimos? ¿Qué límites ponemos? ¿De qué forma implementamos nuestro tablero Kanban?
Además, Kanban es generalmente un sistema muy abierto que apenas presenta reglas. No hay horarios fijos ni roles específicos, como se sabe de Scrum, por ejemplo. De esta forma, Kanban se puede aplicar a casi cualquier situación.
Esto se aplica tanto a equipos grandes como pequeños; incluso las personas pueden organizar mejor su flujo de trabajo personal con Kanban.
- Equipos pequeños: los grupos pequeños de empleados a menudo se organizan de acuerdo con ideas ágiles de todos modos. Para dar más estructura a los procesos de trabajo y, por lo tanto, aumentar la eficacia, Kanban se puede integrar aquí fácilmente.
- Grandes empresas: Es mucho más difícil para las empresas grandes y bien establecidas implementar nuevos procesos. Aquí es donde Kanban es un buen lugar para comenzar. El método ligero y abierto se puede integrar gradualmente.
- Individuos: independientemente de si eres un fundador de negocios o un trabajador independiente, Kanban también ayuda a las personas a organizar sus tareas.
La medida en que se utiliza Kanban en una empresa se puede mostrar en los llamados niveles de vuelo. Dr Klaus Leopold, otro pionero de Kanban, utiliza los tres niveles diferentes para ilustrar los niveles en los que Kanban puede admitir flujos de trabajo:
- Nivel de vuelo 1 – Nivel operativo: en este nivel de vuelo, el más bajo, se encuentra el equipo de especialistas que están ocupados todos los días en la fabricación del producto o en la prestación del servicio. Estos equipos a menudo solo crean un aspecto parcial de un producto general. Por el contrario, esto significa que las tareas solo les llegan como paquetes y deben dividirse en sub tareas más pequeñas antes de que puedan procesarse. Sin embargo, si solo un equipo de la empresa trabaja según Kanban, pueden surgir problemas con otros grupos que siguen un método diferente y no ágil, como el modelo en cascada.
- Nivel de Vuelo 2 – Coordinación: El segundo nivel es por lo tanto sobre la coordinación de los equipos entre ellos. Kanban se utiliza aquí para garantizar que todos los equipos procesen las tareas en el orden correcto y reciban trabajo constantemente. Esto significa que los equipos individuales no están ociosos ni abrumados.
- Nivel de vuelo 3: gestión estratégica de la cartera: alcanza el tercer nivel cuando no solo coordina un proyecto con Kanban, sino que también organiza toda la cartera utilizando el método ágil. De esta manera, la gerencia puede decidir cuándo se iniciarán los proyectos. Esto puede mejorar los procesos en toda la empresa.
Después de todo, Kanban es tan abierto que se puede vincular fácilmente con otros métodos. Una combinación de Kanban y Scrum es muy popular. Scrum en sí es un sistema bastante restrictivo; el marco da a un equipo especificaciones detalladas. Sin embargo, dado que Kanban se mantiene abierto, se puede integrar fácilmente en el proceso regular de Scrum. Sin embargo, existen diferencias entre los dos métodos: Mientras Scrum se enfoca en el equipo, Kanban se enfoca en el proceso de producción y el resultado para el cliente. En otros aspectos, ambos sistemas se complementan: las reuniones de alta frecuencia e instalación permanente que componen Scrum, entre otras cosas, no son necesarias en Kanban, pero encajan muy bien con la idea de retroalimentación del método
Pros y contras de Kanban
Sobre todo, las ventajas de Kanban ya se han destacado en la descripción del método: fácil integración, mejora continua de los procesos de trabajo, mayor transparencia. Pero también hay aspectos que disuaden a los equipos. es z B. absolutamente necesario que el trabajo pueda ser realmente dividido en pasos . Si este no es el caso, todo el sistema no tiene sentido.
Otra razón por la que el método no es la elección correcta para todos los equipos se debe a una ventaja del sistema: las limitaciones del trabajo en curso aseguran que los problemas en una estación se identifiquen rápidamente y las capacidades se puedan cambiar.
Sin embargo, esto solo es posible si las capacidades realmente se pueden cambiar. Los miembros del equipo deben poder trabajar en diferentes estaciones. De lo contrario, habrá callejones sin salida y demandas excesivas por un lado y tiempos de inactividad por el otro, exactamente lo contrario de lo que quiere lograr con Kanban.
| Ventajas | Desventajas |
| Principio abierto | Necesidad de habilidades cruzadas |
| Más transparencia | La falta de planificación del tiempo puede crear problema con los plazos |
| Flujo de trabajo | El trabajo debe dividirse en trabajos individuales |
| Mejora constante | |
| Se puede utilizar en muchas situaciones |